Archemin

ESC - IT empowering business - Batchmanager Probatch Yaveon chemie partner
Een gestroomlijnd en duidelijk systeem voor de toekomst


Archemin is een adviesbureau voor de farmaceutische industrie. Ingewikkelde documenten en langdurige projecten zijn schering en inslag voor het in 2010 opgerichte bedrijf. “Een aangepast CRM-pakket was heel belangrijk voor ons. Uiteindelijk hebben we gekozen voor ESC en Microsoft Dynamics dat we samen met ESC op maat hebben aangepast”, zegt Archemin-zaakvoerder Ludwig Everaert.
 

Maar liefst 17 criteria
had Ludwig Everaert samen met zijn team in 2014 opgesteld waaraan zijn nieuwe softwareprovider moest voldoen. Van ‘intuïtief bruikbaar systeem’, over ‘documentbeheer met versiecontrole’ tot ‘full audit trail’ en ‘monitoring- en planningtool voor alle activiteiten en projecten’: de nieuwe CRM-tool moest in alle opzichten beter, flexibeler en accurater zijn dan het zelfontwikkelde systeem waarmee Archemin tot dan toe had gewerkt.
Veertien alternatieven werden getoetst aan de criteria en uiteindelijk ging de opdracht voor een nieuw CRM- en facturatiepakket naar ESC.


ESC - Archemin - Microsoft Dynamics CRM - partner


Veelzijdige oplossing
“Archemin is een dienstverlener voor de farmaceutische industrie en wij behandelen heel uiteenlopende projecten. Een klinische studie of een terugbetalingsaanvraag bij het RIZIV voor een nieuw geneesmiddel bijvoorbeeld zijn projecten die over meerdere jaren kunnen lopen en vele honderdduizenden euro’s kosten. Die kunnen we gemakkelijk met de software beheersen. Anderzijds hebben we ook microprojecten die soms maar een half uur in beslag nemen en daarvoor kunnen we dezelfde software gebruiken. Met twee muisklikken heb ik een perfecte status van alle projecten van elke businessunit. Ik kan ook aan datamining doen in onvoorstelbaar veel richtingen”, zegt Ludwig Everaert die ervaart dat de beslissing om met ESC in zee te gaan consequenties heeft op allerlei vlak.


Besparing van tijd en geld
“We hebben een heel intense samenwerking met ESC. Ik ben er heel tevreden over. Ook over Microsoft Dynamics. We hebben nu een snel en goed overzicht op alle projecten en de factureerbare en niet-factureerbare tijd per medewerker en per project. Dit jaar verwachten we een besparing van 1200 uur (dus bijna 3/4 van een voltijds equivalent) te realiseren op rapportering, management en coördinatie. Dat komt omdat we nu alle informatie maar één keer meer moeten invullen. We zijn het systeem nog op het punt aan het stellen en wellicht kunnen we nog 400 uur per jaar extra besparen.

Los daarvan gebeuren er ook minder fouten in de facturatie en zijn onvolledigheden weggewerkt. Doordat er vroeger geen rechtstreekse link was tussen de prestaties geregistreerd in Outlook en onze oude database maakte elke medewerker gemiddeld twee fouten per maand. Anderhalf procent van de omzet ging daarbij verloren. Bovendien was er in 5% van onze projecten een tijdsoverschrijding van 10% of meer. Nu hebben we een gestroomlijnd systeem en kunnen we veel nauwkeurigere tijdsinschattingen maken doordat we alle projecten beter kunnen classificeren en begroten. De overschrijdingen zijn kleiner en alles klopt meer”, zegt Ludwig Everaert.


ESC - Archemin - Microsoft Dynamics CRM - partner


Tool en partner voor de toekomst
“We hebben nu een managementtool. Dat is een meerwaarde. Het is ook een risicobeheersing. Microsoft Dynamics zorgt voor een heel goede competitieve positie. Het is een aanrader. Ook ESC trouwens. Vooral voor bedrijven die heel veel of een complexe administratie te verwerken hebben, zoals het onze met heel diverse en moeilijk te standaardiseren eisen.


ESC is onze partner. Zij hebben ideeën die we nu beter kunnen verwoorden. Zijn er kleinigheden die moeten opgelost worden? Een mailtje en het is in orde. ESC is ook onze helpdesk. De samenwerking blijft. We verbeteren ons pakket nog volop. Zo werken we aan een systeem voor kwaliteitsmanagement om nog meer stappen terug te dringen. Het fundament is gelegd voor een heel grote groei en internationale expansie van ons bedrijf. We hebben er nu de juiste managementtools voor. Wat we ook zullen doen, onze plannen hebben nu de juiste voorbereiding gekregen. We kijken vol vertrouwen naar de toekomst”, besluit Ludwig Everaert.


KLIK hier door naar de website van : Archemin



ESC - Archemin - Microsoft Dynamics CRM - partner

Contacteer ESC

Contacteer ons voor een aanbod op uw maat.

Nieuwsbrief

Ons team van +75 experts deelt zijn kennis. Benieuwd naar de laatste evoluties?
Ontvang je ook graag telkens een uitnodiging voor de informatieve ontbijtsessies? Schrijf je dan hier in voor onze nieuwsbrief!