“We werken efficiënter en onze kosten zijn gedaald”

ESC - IT empowering business - De Buck Travel - Incentives - partner
De Buck Travel.

Een avontuurlijke trekking met vrienden in Argentinië, een honeymoon op de Malediven … Dat is waar de meesten van dromen wanneer het woord ‘reisbureau’ valt. En ja hoor: klop ook daarvoor gerust aan bij De Buck Travel. Maar het grootste deel van hun business? Dat is incentivereizen, congressen en cruises organiseren. Hun twee voornaamste zorgen: snel schakelen bij lastminutewijzigingen en de veiligheid van hun klantengegevens. Een server die niet beschikbaar is? Of erger: een datalek? Je reinste nachtmerrie. Dus hebben ze een ITpartner nodig die weet wat er op het spel staat.

De Buck Travel gaat al even mee. Het reisbureau begon in 1953 als autocarbedrijf met een handvol medewerkers. Intussen moest het bloeiende, multidisciplinaire toerismebedrijf al een aantal keren met een extra verdieping uitbreiden. 35 personeelsleden werken er vandaag. Hun doel: iedere klant een onvergetelijke reiservaring bezorgen. Managing partner Jan Dierickx: “Er wordt hier hard gewerkt. Dat iemand drie keer moet gaan klagen bij de IT-dienst omdat zijn pc hapert, is voor mij ondenkbaar. De job is op zich al uitdagend genoeg, dus de ICT moet feilloos draaien. Daarover is geen discussie mogelijk.”


ESC - IT empowering business - De Buck travel en incentives - ICT partner


Wereldwijd werken.

Maar ook personeel dat buiten de kantooromgeving werkt, rekent op een degelijke IT-infrastructuur. “De hoofdmoot van onze business is incentivereizen en congressen overal ter wereld organiseren – van Tanzania tot Kuala Lumpur. Dat zijn telkens grote groepen mensen, van veertig tot soms wel vijf honderd personen. Daarnaast zijn we ook de marktleider in België en Nederland op het vlak van shore excursions voor internationale cruiseschepen.” Shore excursions? “Dat betekent dat we de grote cruiseschepen die aanmeren in de havens van Zeebrugge, Antwerpen, Rotterdam en Amsterdam opwachten met bussen. Hen nemen we dan onder begeleiding van een gids mee op excursie”, vertelt Jan. “Als je rekent op 500 tot 4.000 passagiers per schip, kun je nagaan dat dat een gigantische logistieke operatie is, met een grote verantwoordelijkheid voor ons. Alles moet tot in de puntjes georganiseerd zijn.”


Flexibel personeel, flexibele ICT.
Die combinatie van verschillende reistypes vraagt een goede bereikbaarheid van het De Buck-personeel wereldwijd en een vlotte verbinding met de vertrouwde werkomgeving. Commercial Manager Incentives & Events Joery Parijs vult aan: “Je gsm, tablet of laptop is je belangrijkste hulpmiddel als reisbegeleider. Onze collega’s vinden er alle informatie terug: van aankomsttijden tot informatie over de passagiers. Niet voor niets hebben al onze Project Managers twee smartphones moet hetzelfde nummer op zak.” Maar mogelijk nog belangrijker is snel kunnen inspelen op onverwachte omstandigheden. “Onze business verlangt een enorme flexibiliteit van het personeel, en als gevolg daarvan ook van de ICT die zij gebruiken. Er zijn duizenden onverwachte scenario’s die ervoor zorgen dat dingen plots een andere wending kunnen nemen”, schetst Joery. “Een cruiseschip dat te laat is of niet kan aanleggen door weersomstandigheden, stakingen, …” . “Bovendien werken we met internationale klanten en moeten we rekening houden met uurverschillen. Onze mensen werken thuis, onderweg, ’s avonds en in het weekend. Ook op die momenten moeten ze meteen kunnen inloggen op hun pc om informatie op te zoeken en e-mails te beantwoorden. Kunnen ze dat niet doen, dan verliezen we klanten.”


ESC - IT empowering business - De Buck travel en incentives - ICT partner


IT partner die meegroeit.
Om die grote mate van flexibiliteit mogelijk te maken, werken ze al sinds 2012 samen met ESC. “We waren onze toenmalige IT-partner op dat moment ontgroeid”, vertelt Jan. “We werkten toen al een tiental jaar samen met een klein IT-bedrijf. Dat we voor elke update een technicus moesten laten komen, was niet langer werkbaar. Daarnaast merkten we dat de infrastructuur te complex was geworden. “Bovendien moeten we naast ons vaste personeel ook rekening houden met freelancers, jobstudenten en stagiairs. Voor hen gelden verschillende veiligheidsklasseringen, en moeten we ook zelf eenvoudig een e-mailadres kunnen aanmaken, …” Dus besluit De Buck dat het tijd is voor verandering. We lieten een audit uitvoeren door ESC en hun gedetailleerde rapport overtuigde ons.” ESC start met een grote schoonmaak bij De Buck: alles wordt gedocumenteerd, er komt een duidelijke infrastructuur, de servers worden geüpdatet en back-upsystemen aangepast en getest. Naast fysieke servers zit De Buck nu ook in de cloud via Microsoft Azure en werkt het personeel flexibel vanop elke locatie dankzij Office 365. “Dat was in het begin een forse investering,” geeft Jan toe, “maar een die snel zijn vruchten heeft afgeworpen. Niet alleen werkt alles veel efficiënter, we zagen ook onze operationele kosten serieus dalen. Zo kreeg onze IT-man Gregg een opleiding, waardoor we nu zelf veel sneller kunnen ingrijpen voor de firstline support. Onze servers herstar ten, updates installeren, iPhones configureren, … Wat voordien een heel gedoe was doordat we afhankelijk waren van derden, werd plots een flink stuk eenvoudiger doordat er eigen kennis in huis was.”

Snel inspelen op de GDPR wetgeving.
Maar niet alleen efficiëntie is belangrijk voor De Buck Travel. Ook de veiligheid van gegevens speelt een almaar grotere rol. En omdat een touroperator omgaat met gevoelige informatie, dringen zich ook op dat gebied een aantal aanpassingen op. “Paspoortgegevens, medische informatie, informatie over de gezinssituatie. Er zijn heel wat dingen die voor ons heel belangrijk zijn om te weten, maar waar medereizigers niks mee te maken hebben”, verduidelijkt Joery. “Daarnaast hebben we ook grote klanten voor wie de veiligheid van gegevens extra belangrijk is.” Wanneer de vernieuwde Europese GDPR-wetgeving (General Data Protection Regulation) ingaat, besluit Jan dan ook dat het tijd is vooreen veiligheidsaudit. “Wat zijn de gevaren nu en in de toekomst? Waarmee moeten we rekening houden in onze planning? Hoe snel krijgen we back-ups operationeel? We lieten alles optekenen.” Begin maart 2018 is de audit afgerond en ondertussen is De Buck meer dan in orde met de GDPR. De grootste veranderingen? De disaster recoverytijd is teruggebracht naar één dag, er is de mogelijkheid om laptops op afstand te wissen in het geval van verlies of diefstal, en er is een extra Barracda-firewall veiligheidsbuffer geplaatst, die ons beschermt tegen digitale inbraken.

ESC - IT empowering business - De Buck travel en incentives - ICT partner



Streepje voor op de concurrent.
Grootste voordeel van het nieuwe veiligheidsbeleid? Gemoedsrust voor de klanten. Jan: “ESC maakte voor ons een document op met daarin de details van de audit. Dat zit bij onze verwerkingsovereenkomst en onze GDPR-policy. Dat is voor ons ook een stukje marketing. Onze klanten zijn dankzij die bevestiging van onze ICT-partner nu meer op hun gemak.” “Een voorbeeld. Voor een congres in Kuala Lumpur stelden we onze klant voor om onze inschrijvingswebsite te gebruiken. De eerste vraag die we kregen: op welke locatie staan jullie data en servers? Gelukkig konden we daar meteen op antwoorden: in Amsterdam, in de hyperbeveiligde Microsoft Azure-infrastructuur. Hun reactie? ‘Goed zo, want je concurrent zit nog in Amerika en voor ons is dat not done.’ Dat komt doordat er in de Verenigde Staten een geheel andere wetgeving van toepassing is, die de data van Europese burgers niet op dezelfde manier beschermt als binnen de EU-grenzen.” Dat ze op die manier anticiperen op de noden van hun klanten, is voor De Buck een must. Dus verlangen ze die proactiviteit ook van hun IT-partner.

En die verwachtingen worden ingelost. “We hebben een goed gevoel bij ESC”, bevestigt Jan. “Ze verwittigen ons maanden op voorhand als abonnementen dreigen te verlopen of als servers moeten worden vernieuwd. Maar ze geven ook advies over de nieuwste technologieën. Ze zouden ons nooit een bepaald systeem opdringen als dat voor ons niet 100 % nuttig is. Ze geven gedetailleerd tekst en uitleg, maar laten ons uiteindelijk zelf beslissen. Die openheid en eerlijkheid appreciëren we enorm.”

ESC - IT empowering business - De Buck Travel - Incentives - partner

Klik hier en ONTDEK de website van De Buck Travel NV.

Gebruikte tools

Contacteer ESC

Contacteer ons voor een aanbod op uw maat.

Nieuwsbrief

Ons team van +90 experts deelt zijn kennis. Benieuwd naar de laatste evoluties?
Ontvang je ook graag telkens een uitnodiging voor de informatieve ontbijtsessies? Schrijf je dan hier in voor onze nieuwsbrief!