Groep INTRO

Nee

“IT-partner die ons blijft voeden..."

Tientallen locaties over heel Vlaanderen, zeshonderd medewerkers en zes belangrijke werkdomeinen. Groep INTRO is een atypische vzw. Heel wat mensen moeten er vlot samenwerken. Daarom is een goede IT-infrastructuur ontzettend belangrijk. Algemeen directeur Vicky Coryn: “Ligt een server een halfuur plat? Dan kunnen zeshonderd mensen niet bij hun dossiers, lopen hun afspraken vertraging op, … kortom: dan voltrekt er zich een kleine ramp.”


3,5 jaar geleden stapte Vicky Coryn aan boord van Groep INTRO als algemeen directeur. Op dat moment was de organisatie in volle transitie. “Groep INTRO was in zijn begindagen veel kleiner, meer subsidieafhankelijk, meer provinciaal georganiseerd. Stilaan zijn we geëvolueerd naar een complexere structuur, met bredere partnerschappen. Bovendien verminderen de subsidiestromen jaar na jaar. Daardoor zijn we nu nog meer verplicht om proactiever naar buiten te komen.”



Vicky Coryn - Algemeen directeur Group Intro.



Die veranderingen vroegen om een nieuwe aanpak. In januari 2016 ging Groep INTRO van start met een nieuwe organisatiestructuur. “We zijn nu veel wendbaarder en verschillen eigenlijk nog weinig van een gewoon bedrijf”, geeft Vicky aan. “Met dat verschil dat we onze winst herinvesteren in onze activiteiten. We zijn actief in zes domeinen: werk, school, vrije tijd, buurt, justitie en maatwerk. Onze werking is heel divers. Zo geven we opleidingen aan leerkrachten, begeleiden we langdurig werkzoekenden naar tewerkstelling, interveniëren we in ‘probleembuurten’, …”


Haperende servers

De omschakeling naar de nieuwe organisatiestructuur was voor Groep INTRO het uitgelezen moment om ook alle leveranciers onder de loep te nemen. “We liepen in een aantal dingen vast, waardoor we keer op keer kleine brandjes moesten blussen. IT was er daar een van. In mijn beginperiode als directeur werd ik als eindverantwoordelijke voortdurend lastiggevallen omdat er ellende was met de servers. Dat kon niet blijven duren.”

Tegelijkertijd profileert Groep INTRO zich steeds meer als innovatieve arbeidsorganisatie, waardoor ook de noden op het vlak van IT veranderen. “Resultaatgericht en flexibel werken is ons stokpaardje”, nuanceert Vicky. “Maar met zeshonderd mensen in je organisatie is het niet evident om dat behapbaar te maken. Het is van levensbelang dat de interne communicatie snel en vlot verloopt. Dat gaat niet als de infrastructuur voortdurend hapert.”

“Door nieuwe technologie in te zetten, willen we vermijden dat werknemers uit pakweg Limburg en West-Vlaanderen een vergadering in Brussel inplannen. Om dan vast te stellen dat collega X er beter ook bij was geweest. En vervolgens nóg een meeting te beleggen.”


Migratie naar de cloud

De combinatie van haperende servers en toenemende nood aan flexibiliteit doet Vicky besluiten om voor een andere aanpak te kiezen. Ze vraagt verschillende IT-partners om een voorstel.

ESC haalt het uiteindelijk van de rest. Hun suggestie: afstappen van de eigen fysieke servers en overschakelen naar een cloudoplossing via Microsoft Azure. Je betaalt alleen voor wat je nodig hebt. Je hoeft dus niet langer in fysieke servers te investeren – en te hopen dat ze volstaan om alle veranderingen die zich de komende zes jaar in de organisatie voordoen op te vangen. “Met Azure breid je heel simpel en snel de capaciteit uit. Starten er morgen plots honderd extra werknemers? Dan volstaat nagenoeg één klik om extra servers toe te voegen”.

ESC - IT empowering business - groep intro partner

copyright image © ISO800



Veilig en in eigen handen

Groep INTRO kan - dankzij het gebruiksvriendelijke systeem van Microsoft Azure - ook de first-line support voor eigen rekening nemen. “Bij de voorbereiding van de migratie hadden we dagelijks contact en kregen we een interne opleiding van onze IT-partner. Daardoor zijn we nu in staat om veel zelf te doen in onze nieuwe omgeving, zonder meteen naar ESC te hoeven bellen.”

“Wilden we vroeger iemand toegang verlenen tot bepaalde functionaliteiten? Dan moesten we daarvoor naar onze IT-partner stappen. Dat is nu een kwestie van een paar vakjes aan te klikken. Je geeft mensen simpelweg toegang tot bepaalde dossiers op basis van functie, locatie, … Handig én een pak veiliger, omdat je niet het risico loopt een mapje over het hoofd te zien.”

Nochtans had Vicky eerst haar twijfels over de veiligheid van de ‘cloud’. “Ik ben verantwoordelijk voor de gegevens van zo’n 16.000 klanten op jaarbasis. Daar is ook veel gevoelige informatie bij: verslagen van gesprekken, redenen waarom mensen geen werk vinden. Dat mag niet lekken naar de buitenwereld, maar ook intern zorgen we voor de nodige privacy-buffers. Dus zo’n migratie naar de cloud is toch wel iets waarvan ik niet zomaar durfde te zeggen: ‘Oké, jij zegt dat het veilig is, ik ga je geloven.’ Wat dat betreft, stelde ESC ons gerust. Door niet alleen te zeggen: ‘het is zo’, maar dat ook te onderbouwen met concrete praktijkvoorbeelden.”


ESC - IT empowering business - groep intro - ICT partner

Geen kant-en-klare oplossingen

Wat Groep INTRO vooral verwacht, is een IT-partner die het bedrijf kent, meedenkt én tegengas durft te geven. Iemand die zorgzaam over onze schouder meekijkt naar wat de organisatie echt nodig heeft en hoe IT daarin een faciliterende rol kan spelen. Bij Groep INTRO werken pedagogen, psychologen, maatschappelijk werkers, … IT is niet het eerste waaraan zij denken. Voor elke beslissing die wij nemen, vragen we ons af: welke impact heeft dat op onze werknemers en klanten? Hoe ondervinden zij zo min mogelijk last en genieten ze van zoveel mogelijk gebruiksgemak?”

ESC is op de hoogte van de nieuwe technologische evoluties, reageert snel en neemt de tijd om goede onderbouwde oplossingen voor ons uit te werken. "Ze zijn er om ons te ondersteunen en adviseren. Daarom volg ik ook hun informatieve ontbijtsessies. Het is een prima manier om bij te blijven. En zo hoort het: een IT-partner die ons helpt en blijft voeden".

 



-/-/-

 

Klik hier en ONTDEK de website van Groep Intro


Dit testimonial interview is 1 van 7 verhalen uit het ESC 'matters' testimonial magazine 2019 - waarin 7 ondernemers hun persoonlijk innovatie verhaal vertellen - klik, ontdek en download hier het complete nummer.

 

Gebruikte tools

Contacteer ESC

Contacteer ons voor een aanbod op uw maat.

Nieuwsbrief

Ons team van +90 experts deelt zijn kennis. Benieuwd naar de laatste evoluties?
Ontvang je ook graag telkens een uitnodiging voor de informatieve ontbijtsessies? Schrijf je dan hier in voor onze nieuwsbrief!