MAB

ESC - IT empowering business - MAB partner
“Grote tijdswinst door automatisering en digitalisering van de administratieve taken dankzij CommunityManager”

Al bijna zeventig jaar lang verenigt MAB accountants, boekhouders, bedrijfsrevisoren en belastingconsulenten.

Doel: hun beroepskennis up-to-date houden. Dat doet de vereniging via talrijke workshops en seminaries. Met succes: intussen sloten al zo’n 1500 mensen zich aan. En net als zijn leden, blijft ook MAB zelf up-to-date. Dankzij de software van CommunityManager zijn ledenbeheer en administratie een fluitje van een cent. Lesley Debie is de duivel-doet-al bij MAB. Van alles moet ze op de hoogte zijn: welke seminaries er aankomen, wie zijn ledengeld nog moet betalen, welke stagiaires tevreden waren over de opleiding die ze volgden. Dat moet wel: al elf jaar beheert zij het secretariaat voor de vereniging. Begin er maar eens aan: handmatig facturen naar 1500 leden sturen voor de jaarlijkse groepsfacturatie. Dat Lesley anno 2014 opgelucht ademhaalt, is nog zacht uitgedrukt. Want met de omschakeling naar CommunityManager wordt de papierberg voor haar een pak kleiner. En verliest ze geen enkele achterstallige betaling uit het oog. “We hoorden via een andere organisatie over de CommunityManager-softwareoplossing en waren al snel voor het systeem gewonnen. Je moet je inbeelden: op dat moment werkten wij nog met een Access-database, waarin je alle gegevens handmatig moest invoeren. Gedoe! Je moet meegaan met je tijd. Om sneller én efficiënter te werken, moet je automatiseren. Punt.”



Van kinderziekten tot kinderspel.
De omschakeling naar CommunityManager verloopt vlot. “In een paar maanden tijd was ik ermee weg. Al waren er in het begin wel wat kinderziekten. Toen heb ik een tijdje veel aan de telefoon gehangen (lacht). Het was even wennen, natuurlijk, zo’n nieuw systeem. Maar intussen is dat van de baan. Bovendien speelt ESC heel kort op de bal. Zit ik met een issue? Dan krijg ik meestal dezelfde dag nog een reactie.” Hoe zou ze haar takenpakket vergelijken vóór en na de installatie van de software? “Waar moet ik beginnen? Het is echt een wereld van verschil. CommunityManager is eigenlijk één grote database waar heel veel inzit en waar je nog meer uithaalt.

Een voorbeeldje. Als accountant of boekhouder ben je verplicht om 40 uur bijscholing te volgen. Die uren moet je bewijzen, dus heb je een attest nodig dat je aanwezigheid op de seminaries aantoont. Vóór 2014 betekende dat letterlijk: voor iedere cursist een stempel zetten op een papier. Nu werken we met een lidkaart met barcode. Die scan je bij het binnengaan en na afloop van het seminarie. Nadien krijg je je attest gewoon via mail.”


Hetzelfde geldt voor de syllabi. “Vroeger moest je die negenhonderd keer laten afdrukken en uitdelen aan het begin van de workshop. Dat kost tijd, geld en is bovendien erg belastend voor het milieu. Nu is alles paperless: we bezorgen iedereen op voorhand een pdf, en klaar.”
Wil MAB weten of een seminarie in de smaak viel? “Ook het evaluatieformulier sturen we via mail. Die gegevens zitten meteen automatisch in ons systeem en besparen het MAB-secretariaat heel wat tijdrovende manuele input – waardoor we onze cursussen proactief kunnen bijsturen.”



Snel en eenvoudig leden bereiken.
Nog een voordeel van CommunityManager? Je bereikt snel je doelgroep dankzij de ingebouwde mailingtool. “Voor één seminarie zijn gemiddeld een honderdtal beschikbare plaatsen. Stuur je een mailtje naar alle 1500 leden? Geloof me, dan zit je snel aan die honderd.”

Het systeem laat daarnaast toe om een mailing te sturen naar een specifieke selectie van leden. “Is een lesgever ziek? Dan verwittig je snel iedereen die zich voor de cursus heeft ingeschreven. En laat je hen nadien de vervangdatum weten. Ook de factuur achteraf krijgt iedereen automatisch, dankzij een koppeling met ons boekhoudpakket. Of wil je een aanmaning sturen naar wie zijn ledengeld vergat te betalen? Dat doe je in één klik – in plaats van handmatig de databanken te gaan uitpluizen.” Die databanken updaten doen de leden overigens gedeeltelijk zélf. “Onze leden hebben toegang tot het platform. Verhuist iemand? Dan werkt hij zelf zijn adresgegevens bij. Ook de nodige attesten en documenten halen leden er trouwens zelf af.”



Communicerende vaten.
Zijn er dingen die beter zouden kunnen? “Af en toe”, knikt Lesley. “Soms doet zich een situatie voor waarvan ik denk: het zou handig zijn als het anders is. Maar zulke dingen ontdek je vaak pas gaandeweg. We hadden recent nog een bijzondere nieuwe situatie die zich voordeed met een cursus die uit een reeks van meerdere dagen bestond. Wat bleek? Mensen moesten zich voor elke avond afzonderlijk inschrijven, in plaats van in één keer voor de hele reeks.” In zo’n geval geldt het principe van de communicerende vaten: “Dan bel ik naar mijn contactpersoon bij ESC, en vraag ik wat er haalbaar is. Zo hebben zij toch al een aantal handige oplossingen uitgewerkt.”


“Communicatie is sowieso heel belangrijk voor ons. Het is ten eerste cruciaal dat wij duidelijk maken wat wij willen en dat op een goede manier formuleren. Alleen dan mogen we verwachten dat de softwareontwikkelaars het op de juiste manier ontwerpen Ten tweede verwachten wij van ESC dat zij tijdig bijsturen als het nodig is. Zo stond ooit naast een van onze cursussen vermeld dat die gratis was. Dan heb je natuurlijk plots héél veel belangstelling (lacht). Zulke dingen moet je heel snel kunnen oplossen.”

“Overigens: is mijn vaste contactpersoon met vakantie, dan staat iemand anders bij ESC klaar om het even over te nemen. Handig, zo’n groot team van complementaire experten die 24/7 beschikbaar zijn. Want ondervindt iemand problemen om zich in te schrijven via ons intranet? Dan wil die natuurlijk geen twee weken wachten.”

Dat Lesley tevreden is over CommunityManager en haar samenwerking met ESC, is duidelijk. “Alles gaat een pak vlotter en sneller. De jaarlijkse groepsfacturatie … dat was vroeger echt een monnikenwerk: alles afdrukken, in een envelop steken, postzegels plakken. Dat is een berg tijd die je bespaart.”
“Bovendien is ESC achter de schermen continu bezig om alles te verbeteren, om nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen als het nodig is. Het is een partner die met ons meedenkt. En dat appreciëren we.”


 

-/-

Klik hier en ONTDEK de website van MAB.

Gebruikte tools

Contacteer ESC

Contacteer ons voor een aanbod op uw maat.

Nieuwsbrief

Ons team van +90 experts deelt zijn kennis. Benieuwd naar de laatste evoluties?
Ontvang je ook graag telkens een uitnodiging voor de informatieve ontbijtsessies? Schrijf je dan hier in voor onze nieuwsbrief!