New Valmar - Home of Nûby

ESC - IT empowering business - Exact Software VAR partner
We proberen zoveel mogelijk te automatiseren.


‘Ongeveer 20 jaar geleden was het Amerikaanse bedrijf Luv n' Care®, dat alle Nûby™ babyproducten ontwikkelt en in de markt zet in Amerika en Canada, op zoek naar een betrouwbare verdeler in de Benelux. Dat werden wij, en vanuit de Benelux groeiden we inmiddels uit naar oa Europa, Afrika, Rusland en een deel van Azië. In totaal reeds meer dan 65 landen.


ESC - IT empowering business - Exact Software VAR partner



We verdelen drinkbekers, tutjes, badspeeltjes, slabbertjes, bijtringen en dergelijke meer. De algemene noemer is het ondersteunen van de baby (en kinderen tot 6 jaar) met zijn of haar ‘orale ontwikkeling’. Dat proberen we dan ook duidelijk naar voren te brengen tegenover concurrenten. Op wereldvlak kan je Nûby™ in meer dan 140 landen verkrijgen. In onze niche zijn wij één van de weinige merken die zo’n breed gamma zo wijdverspreid verdeelt. Naast ons zijn er nog enkele verdelers in andere werelddelen en landen, maar wij zijn met New Valmar een van de grootste onafhankelijke distributeurs.


Ons allereerste contact met ESC is er gekomen via onze telecom provider. De dame van dat bedrijf vertelde me dat ze een extra expert zou meenemen ‘die vrij veel wist over Office 365’. Toen ik die persoon ontmoette, zag ik een groot logo van Exact (en dit is ons ERP-systeem) in zijn presentatie staan. Het klikte meteen, ... ESC bleek al snel een geschikte partner te zijn voor ons.

De dag van vandaag is het voor ons een groot voordeel om met ESC te werken. ESC kan steevast minstens 2 oplossingen uit hun portfolio aanbieden. Dankzij de uitgebreide keuze en hun onafhankelijk advies hoeven we niet uit voorgekauwde opties te kiezen. Er wordt steeds rekening gehouden met de specifieke behoeften om een gepersonaliseerde oplossing aan te reiken.


ESC - IT empowering business - Exact Software VAR partner


We hebben met ESC nu al verschillende projecten tot een goed einde gebracht. Pieter Van Mulders * Operations Director


1* Het verwerken van inkomende orders en automatiseren van complexe manuele processen. We bouwden een tool uit voor OVS, een grote Italiaanse winkelketen met meer dan 400 filialen, waar we onze eigen ‘shelfspace’ beheren. Wij weten wat de stock is bij elke shop waar we goederen aan leveren, wat we hebben toegestuurd en wanneer alles is doorverkocht aan hun eindklanten. Wat wij moeten doen, is er niet alleen voor zorgen dat de voorraad daar niet uitgeput raakt, maar er tegelijkertijd ook voor zorgen dat er niet te veel stock ligt. Dit in combinatie met het optimaliseren van de transportkosten. We sturen dan onze eigen agenten naar daar, die zelf de rekken vullen. Voor zulke optimalisatietrajecten hebben we ESC ingeschakeld.

2* We hebben daarnaast ook veel business intelligence nodig. Doordat we in zoveel landen aanwezig zijn en dus met minstens evenveel lokale partners werken staat veel data verspreid. Via de tools die ESC aanbiedt, wordt die informatie in een gemeenschappelijke vijver met draaitabellen getrokken, zodat het veel gemakkelijker wordt om analyses te maken en slimmere beslissingen te nemen – gestoeld op de actuele facts & figures.

3* Daarnaast werken we ook met een PIM, ‘Product Information Management’ oplossing. Dat is een soort data-silo. Vroeger was het steeds een hele uitdaging om alle data, die op verschillende plaatsen op ons servernetwerk stond, actueel en uniform te houden. Als je op de website bijvoorbeeld een producttekst aanpast, moet dat ook op alle andere plaatsen waar dit product wordt weergegeven gebeuren. We hebben daarom alles gecentraliseerd in het PIM-systeem: de logistieke data vanuit ons ERP-systeem Exact wordt hier dan aangevuld met oa wetenschappelijke productinfoteksten, USP’s, video’s, foto’s, uitgebreide marketinginformatie – zaken waar Exact niet voor gebouwd is. Die data-silo is oa gelinkt aan onze website en de labelfiles waardoor je alles maar een keer moet aanpassen. Deze PIM gaan we trouwens ook linken aan de GS1 Database. Alle grote klanten vragen om die oplossing, bv Delhaize-Ahold, Carrefour, Colruyt, DM, Rossmann,…. In plaats van bij elk van deze klanten individueel onze logistieke data op te laden, laad je de data één keer in de GS1-database en onze klant laadt vanuit GS1 zijn database. Zo beschikken alle partijen steeds over uniforme en actuele gegevens.

4* Klanten kunnen op vier manieren bij ons bestellen. We maken gebruik van zowel EDI (bij de multinationals) als een vlotte salesapp voor kleinere klanten die bezocht worden door onze vertegenwoordigers. Tenslotte zijn er ook nog klanten die alles via mail of fax blijven aanvragen, maar die moedigen we aan om in te loggen op onze B2B-website waar ze zelf hun bestellingen kunnen plaatsen en beheren. Bijvoorbeeld: laten we Auchan eens als voorbeeld nemen. Deze grote Franse winkelketen stuurt de orders van zijn 200 winkels in Frankrijk elektronisch door via EDI – een protocol dat, net zoals GS1, vele grote spelers uit de sector hun leveranciers verplichten te gebruiken. Wij ontvangen deze EDI-orders automatisch in ons Exact-systeem en gaan vervolgens na of alles geleverd kan worden. Hiervan krijgt de klant een elektronisch bericht terug. De uit te leveren bestelling komt dan rechtstreeks in het magazijn terecht om gescand te worden, waarna de specifieke klantlabels worden afgeprint die op de dozen terecht moeten komen. Vervolgens regelen we het transport. We hebben goede afspraken met verschillende transportfirma’s. Welke we gebruiken, hangt af van het land van levering en of we de goederen moeten aanleveren in dozen of op paletten. Zodra het order gepickt en verwerkt is, krijgt onze klant elektronisch een DESADV-bericht (Despatch Advice), de digitale versie van een pakbon. In de transportzone in ons magazijn worden vervolgens de transportlabels aangebracht op de verschillende dozen samen met alle transportdocumenten. Tenslotte wordt ook de factuur via EDI naar de klant verstuurd.


ESC - IT empowering business - Exact Software VAR partner


We proberen zoveel mogelijk te automatiseren. De afspraken met de transportfirma’s worden geregeld via een andere partner van Exact, die elektronisch contact maakt met een transporteur. In ons magazijn komen automatisch de transportlabels en CMR uit de printer gerold. De klant en de vertegenwoordiger krijgen een bericht met inhoud van de zending, leveradres en ‘trackingnumber’, om via ‘track & trace’ na te kunnen gaan waar het order zich bevindt. Deze extra service wordt door onze klanten erg gewaardeerd.

In een markt waar zaken die vandaag besteld zijn, morgen geleverd moeten worden kan je niet achterblijven in automatisering. We zijn een bedrijf dat, ondanks de soms wat krappe budgetten, continu wil innoveren. De evolutie toont aan dat er niet meer, maar wel vaker besteld wordt. Waar we 5 jaar geleden nog alles hoofdzakelijk manueel invoerden, kan nu alles met één enkele scanbeweging. Als je het werk in het magazijn zelf al met 20 procent kunt terugdringen, verdien je snel 50 procent van je investering in het eerste jaar terug. Ons scansysteem is zo opgebouwd dat eenieder binnen 5 minuten de werking onder de knie heeft en operationeel kan ingezet worden. Daarnaast heb je natuurlijk ook mensen met specifieke kennis nodig om de goede werking van de systemen kort op te volgen. Bij mogelijke problemen moet er immers snel gereageerd worden om niet achterop te raken. Dit moet echt vermeden worden in een markt waar uitmuntende service en snelheid primordiaal zijn.

Een bedrijf dat niet automatiseert, is de volgende maand al voorbijgestreefd. Dankzij onze zaakvoerder, die altijd bereid is om na te denken over automatisatie en informatisering, blijft New Valmar steeds alert streven naar de verdere optimalisatie van onze workflow.


check website: NEW VALMAR - Home of Nûby



Gebruikte tools

Contacteer ESC

Contacteer ons voor een aanbod op uw maat.

Nieuwsbrief

Ons team van +75 experts deelt zijn kennis. Benieuwd naar de laatste evoluties?
Ontvang je ook graag telkens een uitnodiging voor de informatieve ontbijtsessies? Schrijf je dan hier in voor onze nieuwsbrief!