Plan Belgie

ESC - IT empowering business - Plan Belgie partner
Voldoen aan complexe noden binnen beperkt budget.



Kindgerichte gemeenschapsontwikkeling
Plan België, een onafhankelijke niet-gouvernementele organisatie (NGO), maakt deel uit van de internationale Plan-koepel. De missie van Plan België bestaat erin om de levensomstandigheden van kinderen en hun gemeenschap structureel te verbeteren in de armste landen van Afrika, Azië en Latijns-Amerika. Dit gebeurt via een specifieke aanpak, met aandacht voor een kindgerichte gemeenschapsontwikkeling. De activiteiten van Plan België zijn sterk verankerd met de lokale gemeenschappen en overheden. Kristof Saye, voormalig Hoofd Finance & Administration bij Plan België: “De lokale aanwezigheid is ongetwijfeld onze kracht: alleen zo kunnen wij programma’s ontwikkelen die een verschil maken op het gebied van gezondheid, onderwijs en bescherming.” Een andere pijler is de sensibilisering van het publiek in België door bijvoorbeeld kinderrechten op de agenda te zetten van scholen, media en politici. Om haar missie te financieren werft Plan België fondsen bij particulieren, Plan Ouders, overheden en bedrijven. Plan België telt vandaag 34 medewerkers en werkt rond een twintigtal projecten in 9 partnerlanden. Kristof Saye: “Binnen Plan België focussen wij als kleine organisatie op een beperkt aantal thema’s: onderwijs, genderproblematiek, het verminderen van geweld op kinderen en tenslotte ook ‘emergencies’.”


Groei en professionalisering
In 2007 werd Kristof Saye aangeworven als hoofd Finance & Administration. Sindsdien onderging de organisatie echter een metamorfose: de activiteiten van Plan België evolueerden van louter fondsenwerving naar volwaardige ontwikkelingssamenwerking. Simultaan daarmee veranderde ook de structuur van Plan België en ging men steeds professioneler werken. Hierdoor kan Kristof Saye zich vandaag exclusief focussen op 1 prioriteit uit het ICT-beleid: een ambitieus CRM-project, PlanLink, staat vandaag bovenaan zijn agenda. “Ons doelpubliek is bijzonder veeleisend. Je kan pas kwaliteit naar buiten toe uitstralen als ook je interne processen gestroomlijnd verlopen. Dit verklaart waarom een goed uitgebouwde ICT-infrastructuur zo belangrijk is voor Plan België,” legt Kristof Saye uit.

ESC Plan Belgie testimonial - Kristof Saye




ICT ten dienste van de business
De visie van het management inzake ICT is steeds onveranderd gebleven: ICT moet ten dienste staan van de business, om de werking van de ganse organisatie te optimaliseren. Toen Kristof Saye in 2007 tot het bedrijf toetrad, trof hij een enigszins verouderde en versnipperde ICT-infrastructuur aan. Zijn eerste prioriteit was dan ook de modernisering ervan. Kristof Saye: “Met de modernisering van de infrastructuur hadden wij twee doelstellingen voor ogen: het verhogen van de interne efficiëntie en het verminderen van de operationele kosten in het algemeen. De uitdaging was om dit te realiseren in een organisatie met een grote verscheidenheid aan interne taken en activiteiten en met een beperkt budget.”


ESC moderniseert ICT-infrastructuur
Na een IT-audit door een externe consultant werd in kaart gebracht welke doelstellingen op korte, middellange en lange termijn moesten gerealiseerd worden. De samenwerking met de vorige informaticapartner die het project initieel begeleidde, leverde helaas niet de verhoopte resultaten op. Met de keuze voor ESC als IT-partner bleek het echter wel goed te zitten. Kristof Saye: “Wij verwachten van een ICT-partner dat hij proactief meedenkt over hoe wij in de toekomst verder kunnen evolueren. ESC was bereid om strategisch met ons mee te denken rond de bouwstenen voor onze nieuwe infrastructuur. Dit was de aanpak die we zochten.” Een eerste opdracht was de virtualisatie van de serveromgeving. ESC koos voor Hyper-V, de virtualisatie-oplossing van Microsoft.


Optimaliseren van back-ups
Een tweede belangrijk aandachtspunt ging naar de back-ups. De informatie en kennis die de organisatie dagelijks verzamelt, zijn immers van onschatbare waarde. Dagelijkse back-ups zijn voor Plan België dan ook een must. Vroeger werd met tapes gewerkt: telkens was een manuele interventie vereist bij het wisselen van tapes. ESC implementeerde een back-upsysteem dat volledig betrouwbaar én geautomatiseerd verloopt, zonder enige manuele interventie. Kristof Saye kijkt tevreden terug: “Enkele dagen geleden heeft een medewerker per vergissing een ganse folder gedeletet. Welnu, een korte interventie door ESC heeft ervoor gezorgd dat alle informatie binnen de 30 minuten weer hersteld was!”


Voldoen aan complexe noden binnen beperkt budget
Als er één term is die de activiteiten van Plan België kenmerkt, dan is het wel diversiteit. Niet alleen door de verscheidenheid van de interne processen (marketing, fondsenwerving, projecten, financiën, ...), maar ook door de geografische spreiding van de projecten in verschillende landen. De uitdaging was om te voldoen aan vrij complexe ICT-noden binnen een al bij al beperkt ICT-budget. Dit was de uitdaging die ESC met twee handen aanpakte. Kristof Saye geeft een voorbeeld: “In een aantal landen zijn de internetverbindingen onbetrouwbaar of zelfs helemaal afwezig. ESC implementeerde een synchronisatie-oplossing die toelaat om ook offline te werken.”


Beloftes nakomen binnen budget
ESC denkt strategisch mee over het ICT-beleid bij Plan België; zo is de informaticapartner ook telkens aanwezig op de maandelijkse IT-meeting bij Plan België. De medewerkers van ESC zijn bovendien op de hoogte van de laatste ICT-trends en er wordt ook verwacht dat zij proactief advies verlenen. Plan werkt vandaag internationaal aan de uitrol van een ambitieus CRM-project. Samen met ESC denkt de organisatie nu al na over een volgende stap: een Microsoft SharePoint-oplossing voor documentbeheer die geïntegreerd zal zijn met het CRM-systeem.

Besluit
Kristof Saye besluit door de rol van ESC te omschrijven als die van een virtuele IT-manager binnen Plan België: “Wij hebben een uitstekende vertrouwensrelatie opgebouwd met ESC. Wij kunnen op hen rekenen voor alles wat de directe gebruikersondersteuning overschrijdt. Zij hebben trouwens toegang tot onze systemen en kunnen snel rechtstreeks ingrijpen wanneer het nodig is. Minstens even belangrijk is echter dat zij nooit onnodige kosten zullen aanrekenen!”

Gebruikte tools

Contacteer ESC

Contacteer ons voor een aanbod op uw maat.

Nieuwsbrief

Ons team van +75 experts deelt zijn kennis. Benieuwd naar de laatste evoluties?
Ontvang je ook graag telkens een uitnodiging voor de informatieve ontbijtsessies? Schrijf je dan hier in voor onze nieuwsbrief!