Steenbakkerij Vande Moortel

Nee
ESC - IT empowering business - steenbakerij Vande Moortel partner

'Software vernieuwen? Onderschat het niet!'


Steenbakkerij Vande Moortel produceert gevelstenen en kleiklinkers die beantwoorden aan de hoogste kwaliteitsnormen. En waar elke bouw eerst en vooral moet rusten op solide fundamenten, geldt hetzelfde voor een bedrijf. IT is anno 2018 daarin een belangrijke pijler. Is die wankel, dan dreigen barstjes. Een order dat naar de verkeerde werf gaat, stock die niet op tijd wordt  aangevuld, … Dus  werd het tijd voor een grondige renovatie van de verouderde software.


Brickworks Vande Moortel mag dan ontstaan zijn in 1864, ouderwets is het Oudenaardse familiebedrijf allerminst. Ze kiezen er resoluut voor om nieuwe technologieën te integreren. Met die proactieve handelswijze komen ze tegemoet aan de noden van de huidige markt. Dat hun IT op dat vlak niet mocht achterblijven, spreekt voor zich. 

“Waar IT voor vroeger een ‘noodzakelijk kwaad’ was, neemt het nu in sneltempo een almaar belangrijkere rol in.” Aan het woord zijn Jacob Vande Moortel en Filip  Melis, respectievelijk Plant Manager en Marketing Manager van Steenbakkerij Vande Moortel. “Vroeger produceerde je stenen en zette je ze bij de bouwhandel in stock. Die zou je dan wel bellen als ze waren verkocht. Nu moet je architecten aanspreken, hun technische vragen beantwoorden, klanten adviseren, voldoen aan een hele reeks van nieuwe ecologische- en veiligheidsnormeringen, … ons metier is veel complexer geworden. Deze software moet ervoor zorgen dat dat allemaal te managen is.”

 



Gegijzeld door de eigen software

Om de evoluties in de sector bij te benen, koos Vande Moortel tot voor kort voor losse projecten. Hadden ze een extra functionaliteit nodig of ging er iets stuk? Dan lieten ze een nieuw onderdeel ontwikkelen. Zo ontstond er door de jaren heen een wildgroei van verschillende softwarepakketten en add-ons.

Het gevolg? Vande Moortel hing vast aan een specifiek softwaremaatwerk, waarbinnen geen updates meer mogelijk waren. “We voelden ons door deze methodiek, een beetje gegijzeld op dat vlak. Dus gingen we op zoek naar een partner met een open mindset die voor ons een softwareoplossing kon uitwerken met een langetermijnvisie.” 

ESC kwam in beeld omdat zij expertise hebben met de verschillende softwarepakketten van het Microsoft Dynamics ecosysteem. “Tegenwoordig ben je verplicht om met verschillende gespecialiseerde softwarepakketten te werken, maar wij wilden daarvoor wel één aanspreekpunt. We wilden niet in de typische val trappen dat de ene firma je naar de andere stuurt als er problemen  zijn.”


ESC - IT empowering business - steenbakerij Vande Moortel partner



Grote schoonmaak

De eerste gesprekken met ESC begonnen ruim twee jaar geleden. In het najaar van 2017 gaf Vande Moortel uiteindelijk het startschot voor een clean sheet reorganisatie van de bedrijfssoftware’. De uitdaging op het gebied van software was drievoudig: een beter beheer van de bedrijfsprocessen, een vlottere communicatie tussen de interne diensten en intelligente kruisbestuiving tussen de ERP- en CRM-systemen mogelijk maken.

“We wilden allereerst het zogenoemde apenwerk automatiseren”, verduidelijkt Jacob. “Momenteel produceren we nog tientallen Excels per dag. Als een klant een extra levering vraagt van een bepaalde steen, moeten we handmatig opzoeken wat de specificaties van de vorige levering waren – afmetingen, kleur,  water-opname, … Als dat gaat over een order van vele jaren geleden, moet je door duizend Excel-files gaan om daar de juiste info uit te halen.”

De oplossing lag voor de hand: één gebruiksvriendelijke centrale database. Die zou in één klap ook de communicatie tussen de andere interne diensten verbeteren. “We zijn als bedrijf te groot geworden om nog intern rond te bellen – op zoek naar de juiste informatie.” 

Eens die fundamenten gelegd zijn, wil Steenbakkerij Vande Moortel de nieuwe software benutten om evoluties in de sector op te volgen, te anticiperen op nieuwe trends en de return van bepaalde acties te meten. “Een voorbeeldje”, zegt  Filip, zou zijn dat we weten welke klanten op een bepaalde mailing hebben geklikt, wie vandaaruit op de website is beland, wie vervolgens een lead is geworden, welke leads in orders zijn omgezet … en zelfs welke pallets waar en wanneer zijn gescand voor die bepaalde order.”


In drie maanden live? Geen aanrader!

Belangrijk detail: op 1 januari moest alles live staan, om samen te vallen met het nieuwe boekjaar. “Een ontzettend strakke deadline hadden we onszelf opgelegd, beseffen we nu. Want er zijn gaandeweg nog heel wat lijken uit de kast gevallen. Er was geen big bang met zeer veel problemen, maar de issues die we wel hadden, hebben flink wat energie gevraagd van onze eigen medewerkers en zeker ook van de ESC consultants’.”

 “Intussen zijn de kinderziekten er zo goed als uit . Wij verwezen tijdens het proces vaak naar de functionaliteiten binnen ons oude softwarepakket: ‘Kijk, zo werkt het, dit is wat we willen.’ Maar dat bleek dan in modernere versies niet altijd te lukken. Terwijl wij ervan uitgingen: hoe nieuwer, hoe meer mogelijkheden. Vanwege de gewoontes in de oude software was het zeer moeilijk om de  gebruikers terug met een standaardoplossing te laten werken en daardoor is de planning gedurende het project nog regelmatig gewijzigd. Soms loop je tegen een muur en moet je een omweg maken, of durven van scratch te herbeginnen’ En dat is niet altijd evident - als je jezelf een krappe deadline oplegt.”

Toch beseffen Jacob en Filip  dat ze geen wonderen mogen verwachten. “Los van alle problemen, blijft wat we hebben gerealiseerd in de beschikbare tijd - spectaculair. Want zelfs voor ESC, een firma die haar strepen wel heeft verdiend, was wat wij vroegen moeilijk. Maar we hebben altijd vertrouwen gehad in onze samenwerking. De voordelen van een lokale partner, met één centraal aan-spreekpunt, hebben we aan den lijve ondervonden. Als we echt een brandje hadden, stond ESC hier meteen en gingen ze door tot er een gepaste oplossing was.”

 “Als ik uit dit project één ding heb geleerd, is het dat de literatuur meestal geljk heeft”, voegt Filip toe. “Toen ik in het begin research deed en las dat de volledige implementatie een jaar zou duren, dacht ik in het begin: no way. Maar nu zitten we er toch stilaan (lacht). Alles duurt ongeveer drie tot vier keer langer dan je zelf op voorhand kan inschatten. Ook in de voorbereidende datacleaning en nazorg kruipt heel wat tijd. Die moet je echt mee incalculeren.”
ESC - IT empowering business - steenbakerij Vande Moortel partner



Van ‘elektronische fichebak’ naar datagedreven marketing

Waar staat Vande Moortel nu? “We hebben een nieuwe marketingtool die gebruik maakt van de koppeling tussen ons ERP- en ons CRM-systeem”, zegt Filip. “Die zijn we nu volop nog aan het finetunen – maar is ondertussen wel een pak gebruiksvriendelijker dan ons oude systeem.”

“Vroeger stond ons ERP-pakket met productie en orderverwerking zelfstandig op zich - als een eiland zeg maar”, legt hij uit. “Daar hing wel een soort CRM-systeem aan, maar dat was meer een grote ‘elektronische fichebak’ met klantengegevens. Als je een mailing wilde sturen naar klanten, moest je al die gegevens eerst handmatig exporteren en dan weer importeren in een nieuw programma. Als iemand die mailing niet meer wens te te ontvangen? Hetzelfde verhaal.”

De nieuwe tool biedt Filip een veel breder overzicht. “Ik kan meteen zien welke projecten er zijn aangemaakt in het CRM, waar die zich bevinden, of er al een offerte is gemaakt, … Ook de omzet die aan speciale 'voorschrijvers' (denk oa architecten en designers) is gekoppeld, zien  we in nu één oogopslag. Vroeger gebeurde dit alles meer op het gevoel. Want deze 'influencers'  kopen immers niet direct bij ons - maar zijn wel zeer belangrijk in het beslissingstraject.

Echte (lees: kopende) klanten kan je altijd via de facturatie opvragen. Van deze groep infleuncers, die je niet zo vaak hoort, denk je misschien dat ze geen grote 'bestellers' zijn. Maar ik ben er al van geschrokken dat sommigen van die stille waters soms net indirect voor de meeste inkomsten blijken te zorgen. De marketing gebeurt nu veel meer datagedreven.”


Op naar een vruchtbare samenwerking

De volgende stap: de fundamenten die nu zijn gelegd in de sales en marketing afdeling, het is dus tijd om deze nu’ ook binnen de andere afdelingen van Vande Moor tel ‘te implementeren. “Binnen productie staan we eerlijk gezegd te popelen om de volgende stappen te zetten”,  zegt Jacob. “Want deze afdeling is de volgende in rij om te profiteren van deze investering. We zouden graag op korte termijn alle data die we dagelijks vergaren tijdens de kwaliteitscontrole, incorporeren in het ERP- pakket. Zonder dat we daar zeven Excel-bestanden voor moeten opvragen en naast elkaar  leggen.”

In de toekomst ziet Vande Moortel de rol van ESC nog verder evolueren. “We willen dat onze IT- afdeling zo veel mogelijk inhouse zelfstandig is”, geeft Jacob aan. “We zien in de nabije toekomst ESC meer als een sparringpartner voor onze kmo, die op gezette tijdstippen met ons samen- zit om een langetermijnvisie uit te werken. Daar zijn we nu nog niet, maar daar willen we naartoe evolueren.”

Filip vult aan: “We zien ESC in een meer adviserende rol. Als een IT-partner die ons bedrijf door en door kent, zodat we niet keer op keer dezelfde fouten maken. Iemand die op de hoogte is van de nieuwe ICT ontwikkelingen, maar die evengoed weet welke voor ons bedrijf geen meerwaarde bieden.”

Het vertrouwen is er alvast.  “We hebben 1,5 jaar heel intensief moeten samenwerken. Dat is al bij al heel constructief en in een aangename sfeer verlopen en deze gezonde innovatieve drive willen we maximaal verderzetten om verder te blijven groeien.”

 

-/-/-



5 gouden tips
van Jacob Vande Moortel
voor een succesvolle ERP implementatie:

1) Durf te dromen, maar blijf realistisch en ga voor een haalbare scope en timing.
2) Onderschat de druk op de gebruikers niet tijdens de implementatie. Zorg voor draagkracht, ruimte in de agenda en voldoende communicatie.
3) Zorg voor één persoon die intern het project overkoepelend kan opvolgen.
4) Neem de tijd om een partner te kiezen die bij je past en waarmee je bereid bent een mooie toekomst uit te bouwen.
5) Gebruik het ERP-pakket in uw voordeel: minimale input, maximale output.

 

-/-/-

 

Klik hier en ONTDEK de website van Vande Moortel.


Dit testimonial interview is 1 van 7 verhalen uit het ESC 'matters' testimonial magazine 2019 - waarin 7 ondernemers hun persoonlijk innovatie verhaal vertellen - klik, ontdek en download hier het complete nummer.


ESC - IT empowering business - steenbakerij Vande Moortel partner



ESC - IT empowering business - steenbakerij Vande Moortel partner

Contacteer ESC

Contacteer ons voor een aanbod op uw maat.

Nieuwsbrief

Ons team van +90 experts deelt zijn kennis. Benieuwd naar de laatste evoluties?
Ontvang je ook graag telkens een uitnodiging voor de informatieve ontbijtsessies? Schrijf je dan hier in voor onze nieuwsbrief!