Syntra Midden Vlaanderen

ESC - IT empowering business - Syntra Midden Vlaanderen partner
100 vaste medewerkers en meer dan 900 docenten werken op één centraal platform voor de volledige administratieve opvolging.


Syntra Midden-Vlaanderen is, met meer dan 100 vaste medewerkers en meer dan 900 docenten, een toonaangevende opleidingsorganisatie in de regio Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant. Verspreid over 5 campussen biedt de organisatie een brede waaier aan langlopende opleidingen, zowel in ‘s avonds als overdag. Daarnaast zijn er opleidingen voor personen met een leercontract en kortlopende trainingen voor zelfstandigen.

Danny Verbeyst, Directeur Operations bij Syntra: “Alles samen geeft Syntra Vlaanderen meer dan 100.000 cursusuren in meer dan 500 verschillende opleidingen. Omdat iedere opleiding verschillende modules bevat, tellen we in totaal maar liefst 9.600 verschillende cursusmodules. Om dat allemaal in goede banen te leiden moet je administratief bijzonder goed georganiseerd zijn.”

Van maatwerk naar Microsoft Dynamics CRM
In het verleden werkte Syntra Midden-Vlaanderen met een maatwerkapplicatie om de ganse administratieve opvolging te realiseren. Doorheen de jaren werden voortdurend nieuwe functionaliteiten toegevoegd om te voldoen aan de bijkomende wensen van gebruikers.
“Het onderhouden van die maatwerkapplicatie bleek op termijn onhoudbaar. Wij hebben dan ook de beslissing genomen om uit te kijken naar één geïntegreerde standaardapplicatie die ‘out of the box’ een hele reeks functionaliteiten kon bieden”, licht Danny Verbeyst toe.
Dat deze oplossing op Microsoft Dynamics CRM gebaseerd zou zijn, bleek al snel uit een demo: “Microsoft Dynamics CRM bleek exact wat we nodig hadden: een standaardtoepassing met rijke functionaliteiten die onze eigen gebruikers kunnen aanpassen aan hun specifieke wensen zonder programmeerkennis.”
Als IT-partner voor de implementatie van de nieuwe toepassing en de uitvoering van het nodige maatwerk, viel de keuze op ESC uit De Pinte. Danny Verbeyst: “Het analysedocument dat initieel 350 pagina’s telde, groeide naarmate het project vorderde uit tot meer dan 1000 pagina’s. Wij hebben met ESC best wel een indrukwekkend traject afgelegd!”
De ambitie van Syntra Midden-Vlaanderen was van bij het begin duidelijk: Microsoft Dynamics CRM moest in verschillende fases uitgroeien tot een alomvattend platform voor het beheer van lessenroosters, docenten, puntenregistratie, inschrijvingen, facturatie,... met als kers op de taart een intensieve uitwisseling van gegevens met de overheid en Syntra Vlaanderen.


Beheer van lessenroosters , docenten en cursisten
Bij Syntra Midden-Vlaanderen is het beheer van complexe lessenroosters met honderden lesmomenten per jaar een hele opgave: er moet rekening gehouden worden met complexe parameters zoals de openingsuren van de campussen, de beschikbaarheid van lokalen en docenten, de sociale wetgeving... ESC voorzag deze functionaliteiten in een extra module in Microsoft Dynamics CRM.
Ook het beheer van docenten is een bijzonder delicate opdracht, verbonden aan een strikt wettelijk kader. Bijna iedere docent is een freelancer die verplicht onder contract moet werken. Voor iedere lesopdracht moet er een DIMONA-aangifte gebeuren en de aan- en afwezigheden van docenten moeten nauwgezet aan Syntra Vlaanderen gerapporteerd worden.
ESC bouwde in Microsoft Dynamics CRM een sluitend systeem dat altijd een exact beeld geeft van de planning en de aanwezigheden. Als extra voorzag ESC ook Microsoft SharePoint om vanuit Microsoft Dynamics CRM rechtstreeks documenten te koppelen aan contacten, dossiers, aanwezigheidslijsten, enz.
Danny Verbeyst: “Als vzw met beperkte resources, moet je voortdurend innoveren om je processen nog efficiënter te maken. Zo willen wij in de toekomst een SMS-applicatie in gebruik nemen die - op basis van de database in Microsoft Dynamics CRM - de cursisten automatisch een SMS stuurt wanneer een cursus dient geannuleerd te worden.”

Communicatie met de overheid cruciaal voor financiering
Welke cursussen worden georganiseerd? Welke docenten worden ingeschakeld? Wie zijn de cursisten? Hoeveel punten behaalden ze? Het uitwisselen van informatie met Syntra Vlaanderen, is een belangrijke opdracht voor Syntra Midden-Vlaanderen.
“Het kan misschien verrassend lijken, maar bij Syntra Midden-Vlaanderen moeten wij naar de overheid toe heel wat inspanningen leveren om onze financiering te verdienen. Om aanspraak te kunnen maken op financiering moeten cursisten bijvoorbeeld op gemiddeld 2/3 van de cursussen aanwezig geweest zijn en ze moeten ook examen afgelegd hebben”, stelt Danny Verbeyst.
ESC zorgde voor de koppeling van Microsoft Dynamics CRM met het systeem van Syntra Vlaanderen. Danny Verbeyst: “Er werden in Microsoft Dynamics CRM-systeem maar liefst 24 uitwisselingsprocessen gedefinieerd, wat ons verlost van heel wat manuele handelingen.”


Ook staat Syntra Vlaanderen als centrale in voor het uitbetalen van lonen en verplaatsingsvergoedingen voor docenten en het valideren van diploma’s en getuigschriften.
Wizards en workflows voor opvolging van inschrijvingen en betalingen. Cursisten hebben de mogelijkheid om zich via een wizard online in te schrijven. Daarbij kunnen ze kiezen om ofwel rechtstreeks online de betaling uit te voeren, ofwel achteraf na het ontvangen van een betalingsuitnodiging.

“Jaarlijks verstuurt Syntra Midden-Vlaanderen meer dan 20.000 betalingsuitnodigingen of facturen. In het verleden gebeurde het hele proces van inschrijvingen, betalingsuitnodigingen, herinneringen en facturatie gedeeltelijk via een maatwerkapplicatie”, aldus Danny Verbeyst.
Vandaag wordt het hele proces van betalingsopvolging en facturatie aangestuurd vanuit Microsoft Dynamics CRM. ESC maakte hiervoor gebruik van de standaard Workflow-functionaliteit in de applicatie; een sterke vooruitgang is volgens Danny Verbeyst dat in tegenstelling tot onze vorige applicatie dezelfde Workflow aan de basis ligt van zowel de opvolging van de manuele inschrijvingen als van de online inschrijvingen. In deze optiek voorzag ESC ook een koppeling tussen Microsoft Dynamics CRM en het boekhoudsysteem Exact Globe: zo wordt de betalingsinformatie automatisch uitgewisseld tussen beide softwaresystemen.

Contacteer ESC

Contacteer ons voor een aanbod op uw maat.

Nieuwsbrief

Ons team van +75 experts deelt zijn kennis. Benieuwd naar de laatste evoluties?
Ontvang je ook graag telkens een uitnodiging voor de informatieve ontbijtsessies? Schrijf je dan hier in voor onze nieuwsbrief!